Es habitual acudir, con menor o mayor frecuencia, a grandes eventos promocionales de productos o empresas. Esta práctica, normalizada y extendida, ha estado tradicional y generalmente asociada al papel de las relaciones públicas.
Durante mucho tiempo la organización de eventos ha sido uno de los ámbitos de actuación más recurridos de las relaciones públicas. Aunque esto ha cambiado y la irrupción de nuevas técnicas y herramientas, especialmente en el mundo online, ha eclipsado esta praxis, la organización de un evento sigue siendo una buena manera de promocionarse para muchas empresas.
¿Por qué organizar un evento?
La razón principal para la organización de un evento es la de aportar información novedosa. Esto ayudará a la empresa a hacer llegar al público de manera directa una información inédita relacionada con la misma, o con el producto o servicio que ofrece.
Además de informar, gracias al evento la empresa puede interactuar con la audiencia y conocerla mejor. En un mundo dominado por Internet y la comunicación online, las formas de interacción tradicionales y los encuentros de “tú a tú” entre empresa y consumidor son cada vez más difíciles. En un encuentro personal, el público conoce quién está detrás de la marca, cómo es, de qué modo se expresa y sobre qué lo hace y, además, descubre a quién interesa esa empresa o marca.
El protagonismo es compartido con el público y el hecho de que los consumidores puedan conocerse entre ellos también puede generar ventajas. Los asistentes pueden hablar y compartir impresiones y, por tanto, si el evento está bien organizado y resulta exitoso, el fenómeno “boca-oreja” será un gran elemento de promoción.
Además de acercarse a la audiencia, con la organización de eventos la empresa puede establecer relaciones con los medios de comunicación. Crear, mantener y cuidar el vínculo con la prensa es imprescindible para trabajar las relaciones públicas, por lo que un evento es una gran oportunidad de beneficio mutuo: se ofrece información de interés al periodista, que podrá usar y llevar a su medio y, a su vez, se obtiene cobertura informativa del evento.
Pasos a seguir para organizar un evento
A la hora de organizar un evento, es imprescindible encontrar el lugar y el momento apropiado. El espacio del encuentro debe adaptarse a las características de la empresa y al producto que ofrece. Por ejemplo, si se organiza un evento en Madrid, hay que procurar que sea de fácil acceso en coche o en transporte público, y que no esté excesivamente alejado del centro.
Además, se debe definir el público al que se invitará, los lugares de promoción del mismo y el tiempo de antelación con que se avisará del encuentro. Una vez lista la promoción, hay que procurar incorporar detalles que puedan crear la diferencia y agradar al público. Por ejemplo, un servicio de catering o la elaboración de folletos o merchandasing de la empresa o del encuentro.
Una vez empezado el encuentro, se debe seguir el plan establecido y el reparto de tareas que se haya hecho dentro de la empresa. La coordinación debe ser impecable y para ello es importante la colaboración y la comunicación entre los organizadores.
Tras la realización del evento, es importante realizar una valoración y evaluación de los resultados, para saber si ha sido fructífero, si el público ha quedado satisfecho, si la organización ha sido buena y si ha acudido la gente que esperábamos y, por tanto, si tiene o tendrá la repercusión que queremos.
Agencias de eventos en Madrid
Para planificar y organizar un evento y asegurarse que sea exitoso, lo mejor es contar con la ayuda de una agencia de eventos, ya que su organización implica una gran inversión económica, además de mucha dedicación, tiempo y esfuerzo para que toda salga como se espera.
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Por todo ello, las empresas deben asegurarse de que se obtendrá un beneficio, aunque no sea a corto plazo, de la organización del evento. Agencias de eventos en Madrid, como túatú, ofrecen a las empresas que lo deseen la posibilidad de organizar eventos tanto a pequeña como a gran escala para atraer al público y promocionarse.
